Desde o dia 19 de julho, os históricos escolares da rede de ensino estadual de Mato Grosso devem ser digitalizados. A iniciativa consta da Lei 11.835/2022, de autoria do deputado Max Russi, sancionada pelo governador Mauro Mendes (União). A norma considerou a necessidade de digitalizar, até o dia 1º de janeiro de 2025, todos os históricos escolares dos alunos da rede estadual de ensino, de todas as escolas sob a sua responsabilidade, no âmbito do Estado de Mato Grosso. “Entende-se por digitalização a conversão da imagem do documento em código digital”.
Consta da lei que devem ser incluídos na digitalização inclusive os históricos escolares das escolas extintas ou transferidas para os municípios. “Incluem-se, entre os documentos, aqueles que já estejam ou que venham a estar sob a guarda das escolas públicas estaduais”. Os documentos, atualmente arquivados nas gerências regionais de educação, deverão ser disponibilizados aos solicitantes em formato PDF ou assemelhado e caberá à Secretaria de Estado de Educação criar regulamento próprio que orientará as etapas e atribuições acerca da digitalização e demais procedimentos.
A lei prevê ainda que o documento digitalizado será produzido a partir do processo de digitalização disciplinado em regulamento, sob responsabilidade da Secretaria de Estado de Educação, e terá o mesmo valor legal, para todos os fins de direito, do documento não digital que lhe deu origem. Contudo, o valor probatório do documento digitalizado não se aplica ao documento cujo porte ou apresentação sejam exigidos por lei específica.
Mesmo com a digitalização, a Administração Pública deverá preservar os documentos não digitais avaliados e destinados à guarda permanente, ainda que também armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente. “Os documentos, mesmo em tramitação, poderão ser digitalizados para inserção em sistemas informatizados de produção e tramitação de documentos digitais” e “os documentos digitalizados deverão ser inseridos e armazenados em sistemas informatizados de produção e tramitação que garantam de forma contínua sua preservação, integridade e o acesso a eles”.
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a assegurar a fidedignidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, ou de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica previsto em decreto regulamentar.
“Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. A digitalização de documentos pela Administração Pública será concluída mediante lavratura de termo próprio, certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou de outro meio previsto em regulamento que garanta a identificação da autoria do documento. Os documentos não digitais, inclusive em tramitação, que deram origem aos documentos digitalizados, quando avaliados e destinados à eliminação, serão eliminados conforme procedimento específico, na forma de regulamento” diz a lei.
No caso do órgão ou da entidade responsável contratar empresa para realização do processo de digitalização, o termo de lavratura deverá ser certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil. Já a impugnação motivada sobre a fidedignidade do documento digitalizado atribuirá ao órgão ou à entidade que o digitalizou o ônus da prova da adequação do processo de digitalização ao regulamento.
O documento digitalizado deverá ser armazenado em meio eletrônico, óptico ou equivalente que garanta confiabilidade, preservação a longo prazo, recuperação e acesso, com indexação que possibilite a sua precisa localização, e deverá permitir a posterior conferência da regularidade das etapas do processo de digitalização.
“Ao documento digitalizado deverão ser associados elementos descritivos que permitam sua identificação e o acesso para aferição de sua integridade. Os procedimentos de segurança, armazenamento e preservação do documento digitalizado deverão ser realizados de acordo com regulamento. O formato de arquivo do documento digitalizado deverá ser interoperável, salvo disposição em contrário em regulamento, independentemente de plataforma tecnológica, e permitir a inserção de metadados. Dar-se-á o mesmo valor do original à fotografia autenticada do documento e ao documento digital produzido conforme processo de digitalização previsto em regulamento” específica a norma.
Fonte: VG Notícias
