Os documentos digitalizados dos acervos das Instituições de Ensino Superior – IES devem ser assinados digitalmente com certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, segundo Portaria nº 613, do Ministério da Educação, publicada nesta sexta-feira, 19 de agosto, no Diário Oficial da União – DOU.
O uso do certificado ICP-Brasil nas assinaturas visa garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados e a fim de se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno.
Segundo a normativa, após o processo de digitalização, a ser realizado nos termos da Portaria, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aqueles que apresentem temporalidade permanente ou contexto histórico. O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros, cabendo ao possuidor do documento físico a responsabilidade, perante terceiros, pela conformidade do processo de digitalização.
A Portaria MEC nº 613 regulamenta o art. 4º da Portaria MEC nº 360, de 18 de maio de 2022, que dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital. O acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos, nos termos do art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018.
